Diversos fatores podem comprometer a produtividade nos escritórios de advocacia. Práticas internas desorganizadas, advogados que não dominam técnicas de gerenciamento de tempo e uma rotina multitarefa são apenas alguns dos entraves para um time de alta performance.
Não é raro se deparar com advogados sobrecarregados, que mal conseguem dar conta das tarefas e prazos do dia a dia. Na medida em que as tarefas se acumulam, a tendência é que a produtividade caia cada vez mais. Por isso, é fundamental adotar algumas medidas que permitem o engajamento do time e, consequentemente, favoreçam a distribuição de tarefas de forma mais inteligente.
Durante um bom tempo, a maior parte dos escritórios atuava com base em estruturas rígidas. Porém hoje, o mercado jurídico é muito mais dinâmico e competitivo e o modelo de gestão vertical tornou-se questionável. Assim, visando a alta produtividade, é recomendado que o escritório se estruture de forma horizontal, com uma equipe alinhada e engajada.
Rotinas organizadas
Ainda há advogados que gastam um bom tempo registrando o andamento de processos em planilhas e buscando informações nos sites dos Tribunais. Essas atividades, que oferecem suporte aos serviços jurídicos, consomem tempo e acabam dificultando as tarefas que realmente geram resultados para o escritório.
Para evitar isso, o ideal é automatizar as tarefas de suporte, para que o advogado se dedique de forma integral às atividades nas quais o fator humano é fundamental, como teses jurídicas e atendimento ao cliente. Utilizando ferramentas como o software jurídico, por exemplo, o advogado consegue realizar o cadastramento automático de processos, facilitando o controle do andamento.
Além disso, um bom software para escritório de advocacia permite cadastrar todas as informações que são relevantes sobre um determinado processo ou cliente. Assim, sempre que o profissional necessita de algo, ele é capaz de encontrar os dados com apenas alguns cliques.
Equipe engajada
Diante da atual dinâmica do mercado jurídico, as estruturas verticais de gestão se tornaram extremamente ineficientes. Em outras palavras, é necessário trabalhar em equipe e saber delegar para que o dia a dia tenha mais agilidade dentro do escritório.
Enquanto no passado, determinadas tarefas eram destinadas somente para alguns advogados, hoje todos os profissionais devem conhecer as rotinas do escritório. Da mesma maneira, todos os advogados devem estar capacitados para executar as atividades que recebem.
Uma boa maneira de engajar um time de advogados e ter mais resultados é por meio de boas ferramentas. Com um sistema automatizado, o acesso às informações é simples e rápido favorecendo que qualquer membro do time execute trabalhos e tarefas sem grandes complicações.
Gestão de documentos
Outro aspecto que impacta diretamente na produtividade do escritório e evita que o time de advogados fique sobrecarregado é a gestão de documentos. Boa parte do dia a dia de um escritório de advocacia gira em torno dos documentos. Por isso, é essencial que eles estejam organizados e acessíveis, para que os advogados não percam tempo buscando localizar dados necessários à execução dos serviços. Uma boa gestão de documentos é necessária para escritórios que buscam eficiência e alta produtividade.
Para realizar uma boa gestão de documentos, mais uma vez o software jurídico faz toda a diferença. Com ele é possível armazenar documentos na nuvem, além de localizar informações e dados com apenas alguns cliques. Esse tipo de recurso é essencial para tornar o acesso aos documentos mais rápido e fácil, evitando que os advogados percam tempo com a sua localização.
Gestão integrada
Muitos escritórios que sofrem com a baixa produtividade não possuem informações e dados integrados. Em outras palavras, processos, atendimentos, agendas e contato de clientes são armazenados de forma separada, dificultando a localização de informações que são necessárias para a execução de atividades e administração do próprio escritório. Integrar as informações é o primeiro passo para tornar a rotina do advogado mais ágil e mais eficiente, evitando assim a sobrecarga de trabalho.
Nenhum profissional é 100% produtivo o tempo todo. Porém, pequenos entraves na rotina comprometem a agilidade e geram desgastes que impactam diretamente na produtividade. Sempre que um profissional não dá conta da sua agenda, as tarefas se acumulam e comprometem ainda mais a eficiência do profissional em uma espécie de efeito em cadeia. Por este motivo, garantir rotinas e práticas que facilitem o trabalho não é nenhum detalhe e com as ferramentas certas instituir isso em um escritório de advocacia já não é algo impossível.
