A segurança é um elemento essencial dos negócios, independentemente de qual seja o espaço em que se atue ou invista. Nesse sentido, a extensão PDF oferece uma camada extra de segurança com senha.
O formato PDF foi desenvolvido na década de 90, mas ainda se mantém como um dos mais usados no cotidiano digital. Profissionais das mais diferentes áreas, acadêmicos, empreendedores ou mesmo os indivíduos interagindo com um hobby usam a extensão, considerando todas as suas vantagens.
No caso dos empreendimentos, a segurança não deve ser subestimada, o que converge com o PDF. O formato permite a utilização de senha para a proteção dos dados, o que é muito positivo. Nesse texto vamos ensinar como você pode converter os seus documentos e quais são as vantagens de fazer isso!
Como converter contratos e propostas em PDF em 3 passos!
Ao contrário do que podemos pensar em um primeiro momento, converter Word em PDF no Smallpdf não é uma tarefa difícil! Trata-se de uma plataforma online gratuita que pode ser acessada de um navegador de internet. Abaixo, elaboramos um breve “passo a passo” para concluir a tarefa.
1. Tenha o documento salvo no dispositivo antes da conversão
Antes de qualquer coisa, é necessário que você tenha o documento que deseja converter em mãos. Não importa se é um arquivo do Word, uma imagem, uma apresentação do PowerPoint ou mesmo uma planilha do Excel. Você precisará estar com o arquivo a fim de enviá-lo para a conversão online.
Caso o seu documento original esteja salvo em um serviço de armazenamento em nuvem, o primeiro passo consiste em guardá-lo no dispositivo; tanto um computador quanto um celular. Após o processo de conversão, você poderá salvar o novo documento mais uma vez em um backup pronto na nuvem.
2. Acesse a plataforma do Smallpdf e encontre o recurso adequado
Em segundo lugar, você deverá abrir um navegador de internet (não importa qual!) e acessar o site do Smallpdf. Logo na página inicial, você verá uma série de ferramentas dispostas na parte superior da janela. Vá até “ferramentas” e então “converter de Word para PDF” e clique para acessar o recurso.
Na nova página que foi carregada, você verá um botão na tela, o qual deverá clicar. Uma janela será aberta, pedindo que selecione o arquivo que tem em mãos (conforme o passo 1). Faça isso e aguarde até que ele seja carregado pelo site. Na sequência, clique para prosseguir com a conversão do arquivo.
3. Aguarde a conversão e salve o novo documento no dispositivo
A conversão do seu arquivo para o novo formato PDF pode demorar entre uns segundos e minutos, de acordo com a velocidade da sua internet e o tamanho do documento. Quanto menor ele for, mais rápida será a conversão. Ao fim, um botão escrito “baixar” aparecerá do lado direito da janela atual.
Ao clicar nele, o arquivo será salvo automaticamente no seu dispositivo, na pasta de downloads do navegador. Caso prefira, há também a opção de guardar o novo documento em um serviço de nuvem que possua. Em todos os casos, você agora terá um documento adequadamente convertido para PDF!
Dica extra: Mantenha uma cópia dos contratos salvos na nuvem!
Aliado aos passos anteriores, uma dica extra interessante é a manutenção de backups de todos os seus arquivos, sejam eles os originais (em fotos, Word, planilhas etc) ou as versões já convertidas. Se algum problema ocorrer com o seu dispositivo, a versão salva na nuvem o salvará de muitos apuros!
Quais as vantagens da conversão de documentos em PDF?
Explicado como você pode converter os contratos e as propostas em PDF com o Smallpdf, vale a pena dedicar um tópico às razões para tal! Afinal de contas, quais são as vantagens da conversão de dados salvos em Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG e mais em PDF? Os motivos variam de pessoa a pessoa!
Para começar, há o elemento já citado no título desse texto: a segurança! Arquivos de PDF podem ser salvos com senha, impedindo que terceiros tenham acesso aos dados salvos. Há também a dispensa de download de softwares potencialmente perigosos quando se usa recursos online, como já citado.
Os PDFs também ocupam consideravelmente menos espaço, quando comparados com outros tipos de extensão. Um mesmo documento salvo pelo Microsoft Word e no formato PDF terão tamanhos bastante distintos, sem que exista uma perda considerável na qualidade do texto ou até dos anexos.
Concluindo tudo o que falamos até aqui, tudo o que resta é começar a converter os seus documentos e desapegar do papel; um arquivo de cada vez! Além de estar contribuindo para o meio ambiente, as suas transações financeiras se tornarão muito mais seguras, se valendo do que tecnologias oferecem.
