Atualmente, a gestão de projetos é um tema amplamente discutido em diversos setores, como o departamento de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I) das indústrias, escritórios de arquitetura e engenharia, agências de marketing digital, agências de publicidade e em diversas outras áreas.
Essa metodologia desempenha um papel fundamental para possibilitar que as empresas alcancem vantagens competitivas significativas.
Mas afinal, o que é um projeto?
Em sua essência, um projeto é um empreendimento temporário com um propósito claro: criar algo único, seja um produto, serviço ou resultado. No entanto, o que torna um projeto fascinante é o fato de que ele não surge de uma só vez, mas é desenvolvido progressivamente, passo a passo.
A Otimizee está mudando a forma como projetos são construídos e gerenciados, trazendo simplicidade e eficácia para o processo. Ao agrupar atividades e tarefas de maneira inovadora, a plataforma redefine e otimiza o cenário de gestão de projetos. Em vez de sobrecarregar equipes com uma lista interminável de tarefas, a empresa organiza tudo de forma intuitiva, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Arte: Divulgação/Otimizee
Esse modelo foi pensado para tornar a jornada da equipe envolvida no projeto mais “leve” e de fácil assimilação visual. A divisão do trabalho é feita em unidades chamadas “atividades”. Cada uma dessas atividades é composta por conjuntos de tarefas atribuídas aos membros da equipe do projeto. A estruturação em atividades facilita a distribuição de responsabilidades e a supervisão do progresso.
Um aspecto fundamental desse modelo é garantir que cada grupo de entrega tenha um objetivo claro ao ser concluído, ou seja, um “entregável”. Isso garante que todos os esforços sejam alinhados com metas específicas e mensuráveis, contribuindo para uma gestão de projetos mais eficaz.
Foco nas entregas com pontualidade
A partir do momento em que se abre um novo projeto, a definição de prazos é essencial. Isso inclui determinar os dados de início e fim do projeto, além de estabelecer as horas previstas para cada atividade e tarefa, o que, conjuntamente, constituirá o prazo global de entrega do projeto. Com os objetivos distribuídos, é hora de trabalhar focado para entregar as demandas.
Conforme já explicado pela Otimizee, a estratégia de dividir um projeto em pequenos grupos de atividades tem um papel fundamental no resultado final. Isso não só mantém todos os envolvidos engajados em cada nova etapa, mas também aumenta significativamente a produtividade geral do projeto. Essa abordagem pode resultar na redução dos custos operacionais, o que é um ponto crucial em qualquer empreendimento.
Dividir um grande projeto em pequenas entregas
Para explicar a gestão de projetos, a Otimizee criou uma analogia simples e clara. Dividir um grande projeto em pequenas entregas é como planejar uma viagem de carro do Rio de Janeiro até Curitiba, de aproximadamente 840 km de distância. Encarar essa jornada inteira sem parar seria monótono e desanimador.
Sendo assim, a maneira mais sensata de tornar o percurso mais agradável e manter todos os viajantes motivados é programar paradas a cada 210 km percorridos. Durante essas paradas, a ideia é desfrutar de um café, apreciar diferentes vistas ou experiências que tornam a viagem memorável.
Na gestão de projetos, o mesmo princípio se aplica. Ao dividir o projeto em grupos de entregas, que consistem em atividades e tarefas menores, a jornada do projeto se torna mais gerenciável e agradável. Isso permite fazer ajustes necessários ao longo do caminho e manter uma equipe comprometida e motivada.
Arte: Divulgação/Otimizee
Veja um exemplo:
1- Projeto: Viagem de Férias – Rio de Janeiro à Curitiba
2- Escopo: Viagem de carro, saindo do Rio de Janeiro até Curitiba, aproximadamente 840km, com paradas para alimentação e abastecimento.
3- Equipe: Marcos – Motorista | Maria – navegação | João – Acompanhante;
4- Atividades – Entregáveis:
- Parada 01: Café da Manhã;
- Parada 02: Calibrar Pneus e Almoço;
- Parada 03: Abastecimento e Café da Tarde.
5- Tarefas:
- Dirigir entre os trechos;
- Pagar pedágio;
- Revisar o caminho no GPS;
- Trocar um pneu.
Um projeto bem-sucedido tem como ponto principal a aplicação de uma metodologia e ferramentas práticas para a distribuição e avaliação adequada de atividades, garantindo o cumprimento dos prazos em todas as etapas. A capacidade de monitorar em tempo real o progresso do planejamento é de grande importância tanto para o gerente de projetos quanto para a equipe envolvida.
Outro aspecto crucial é a gestão e preservação do conhecimento gerado durante o projeto, incluindo comentários da equipe, documentos e atas de reuniões. Manter esses recursos centralizados e arquivados é fundamental para a construção de futuros projetos com base nas lições aprendidas.
Reconhecer e recompensar a equipe ao final de cada etapa é uma prática valiosa. Isso pode ser feito de várias maneiras, como organizar um café da tarde especial, marcar um happy hour ou simplesmente permitir que todos saiam 30 minutos mais cedo em uma sexta-feira. O importante é compartilhar o sentimento de dever cumprido e comemorar os sucessos alcançados.
E, é claro, para atualizar ainda mais o gerenciamento de projetos, conte com a Otimizee. A plataforma integra projetos e negócios, oferecendo uma interface gráfica amigável que torna a rotina mais criativa e eficiente, diferente de outras aplicações disponíveis no mercado.
Fique de olho nas plataformas da Rede OCP para conferir o podcast da Otimizee a respeito do tema!
Conheça a Otimizee
Em um país repleto de oportunidades e empreendedores criativos, não faz sentido algumas empresas fecharem por problemas operacionais. Pensando nisso, a Otimizee entrega soluções para otimizar negócios e gestão de projetos:
Plataforma Otimizee
Sistema integrado de gestão empresarial na nuvem que conecta vendas, finanças, projetos, gestão de equipe, apontamento de horas e relatórios estratégicos
Gestão de Projetos e Inovação
Sistema na nuvem, especialista em gestão de projetos e da inovação com suas atividades e tarefas, gestão de equipe, apontamento de horas e relatórios estratégicos
Operação do seu financeiro
Somos o seu setor financeiro digital! Executamos rotinas como emissão de notas e boletos, gestão das contas a pagar e receber e entregamos relatórios estratégicos
Consultorias
Especialistas em finanças, gestão de projetos e gestão da inovação para otimizar áreas da sua empresa ou auxiliar na otimização do seu negócio.
Onde encontrar
Para saber mais, acesse o site www.otimizee.com.br e Instagram @otimizeeoficial. Entre em contato através do telefone (48) 4042-1132.
Uma gestão eficaz de projetos é o caminho para transformar metas em resultados tangíveis e alcançar o sucesso organizacional. Otimizee gestão com resultados incomparáveis.
*Matéria baseada no texto de Luciano Alvarez, da Otimizee.
