Tecnologia, inovação e praticidade. A Prefeitura Guaramirim carrega há quase seis meses essas características que renderam ao município o Prêmio Projeto Inovador por tornar o processo de concessão de alvarás e outros documentos totalmente digital. Com o novo sistema, o tempo de espera para alguns procedimentos reduziu em até 86%.

O SMPD (Sistema Municipal de Protocolo Digital) nasceu com objetivos bem claros: minimizar a burocracia e potencializar a agilidade. O primeiro prêmio foi recebido em 2017 no Congresso Paranaense de Cidades Digitais e, neste ano, o município apresenta novamente o sistema no 3º Congresso Catarinense de Cidades Digitais.

Mas o destaque é apenas consequência dos resultados apresentados pelo novo sistema, inédito em Santa Catarina. De acordo com o secretario de Planejamento e Desenvolvimento Urbano Jiuvani Assis Assing, outras cidades catarinenses já estão de olho no sistema que acelerou a análise e emissão das documentações como: aprovações de projeto, alvarás de construção, retificação de área, desmembramento, certidão de habite-se, certidões de infraestrutura, viabilidades, licenciamentos ambientais, autorizações ambientais, entre outros.

“No nosso estado, Guaramirim é a única Prefeitura que trabalha com processo 100% digital e a tendência nacional é de partir para essa situação digital e melhorar a questão do processo”, enfatiza.

Assing afirma que a redução no prazo para liberação da documentação foi significativa desde que o sistema passou a ser totalmente digital, em dezembro passado, após um período de testes. O secretário explica que, com a digitalização dos processos, o que antes demorava até 30 dias já chegou a ser liberado em quatro, o que representa uma redução 86,6%.

Além disso, ele afirma que outra mudança que impacta diretamente no trabalho é o método de análises. O que antes poderia passar por inúmeras fases, de acordo com as correções necessárias, hoje passa, no máximo, por três. “A gente filtrou e são no máximo três análises, o que acaba também suscitando uma responsabilidade maior do profissional, que corrige o projeto de acordo com o necessário”, diz.

Para o secretário, o maior benefício, além da economia que a digitalização provoca, é o conforto do profissional que pode realizar todo o procedimento do escritório ou de casa sem precisar se deslocar até a prefeitura.

Todo mundo sai ganhando

Primeiro profissional a utilizar o sistema digital, Lincon Nicocelli comemora e afirma que não há como apontar uma única vantagem da utilização da tecnologia. O técnico de edificação submeteu um projeto da empresa Embloco – Pré Moldado Residencial e, ele conta, foram necessários apenas sete dias para a primeira análise. “Depois, tivemos que realizar uma correção, fizemos digitalmente, fechamos um novo PDF e enviamos tudo digitalmente. Depois disso, não deu nem sete dias para a aprovação”, conta.

“No contexto geral não existe só uma vantagem, é uma vantagem de custo-benefício e todo mundo ganha. A gente não depende de nenhum documento físico, não precisa arquivar depois que o processo fica pronto, isso fica em uma nuvem e o acesso fica muito mais fácil. Outra questão é a agilidade, é muito prático”, avalia.

Para Nicocelli, otimizar os processos e torná-los acessíveis através da internet é um caminho sem volta. A tecnologia minimiza o que, para ele, é o maior problema nos órgãos públicos: a burocracia.

O técnico em edificações ainda chama a atenção para a economia. “O processo se torna mais rápido, quanto mais agilidade melhor e também a própria prefeitura ganha com a economia de papel e tempo dos funcionários que não precisam ficar horas procurando arquivos físicos em uma montanha de papéis, está tudo online”, diz.

“Todo mundo sai ganhando, vale a pena. Para nós, reduz deslocamento, tempo, custos. Acho que esse é um processo que não tem mais volta, é uma tendência e deveria ser adotada por outras prefeituras”, ressalta Nicocelli. Ele conta ainda, que participou de uma palestra na qual o sistema foi apresentado, assim como os caminhos para utilizá-lo, o que tornou a solicitação mais simples.

Redução do número de protocolos

A digitalização do processo refletiu também no número de protocolos registrados pela Prefeitura de Guaramirim. De acordo com o secretário, entre 2016 e 2017 houve crescimento de 13,4% no número de protocolos abertos. Em uma análise desses primeiros meses de 2018, comparados ao mesmo período do ano passado, embora não especifique números, Assing garante que também houve acréscimo.

Na avaliação do secretário, a facilidade e agilidade dos processos contribuiu para movimentar projetos e investimentos. “Os profissionais de outras cidades tiveram um ganho e tanto, os daqui também, que teriam que se deslocar até a prefeitura para dar entrada ao processo e a cada movimentação ou análise. Para o profissional facilitou muito”, ressalta.

A cidade está pronta para ir até Lages na segunda quinzena deste mês para apresentar o SMPD, desta vez no Congresso Catarinense Digitais. Para Assing, essas premiações e apresentações valorizam o trabalho pensado e desenvolvido no município. "Mostrar o quanto Guaramirim tem um potencial enorme para crescer e se desenvolver em todas as áreas. É um marco, com certeza, é um marco que nós apontamos como fundamental para aprimorar os demais projetos dentro da cidade", finaliza.