Se você acompanhou os nossos podcasts em parceria com o OCP News no nosso canal do Youtube, viu que em 2023 falamos bastante sobre gestão de projetos, metodologia eficaz, tríade de sucesso, método Pomodoro, cases de sucesso dos nossos clientes e muitos outros temas ligados à gestão de projetos.
Em 2024, vamos continuar falando sobre gestão de projetos, mas dessa vez, com foco na produtividade. É hora de colocar novos projetos estratégicos em prática e dividir o planejamento em blocos e tarefas com entregas e equipes autogeridas. Uma vez feitos estes processos, você terá aumentado o número de tarefas organizadas dentro do seu escopo diário e, consequentemente, será mais produtivo.
Mas tudo isso parece complicado para você? Você vive com aquele sentimento de que precisa entregar mais do que o dia permite? Como organizar o seu dia de forma produtiva, sem abdicar do seu sono, do seu lazer ou do seu tempo de qualidade com a família e sem levar trabalho para casa?
É isso o que a Otimizee veio resolver com a nova versão da ferramenta “Meu Dia Otimizee”, lançada no final do ano passado. Voltado principalmente para a produtividade, o “Meu Dia Otimizee” é um painel de trabalho (dashboard) que facilita a rotina do indivíduo, centralizando todas as tarefas e funcionalidades necessárias para exercitar a produtividade e no final ter um dia mais leve e produtivo.
Essa ferramenta vinha sendo desenhada pela equipe da Otimizee há algum tempo, mais precisamente desde 2016, quando o nosso CEO, Luciano Alvarez, criou o seu primeiro planner de organização do dia de trabalho em blocos. De lá pra cá, a ideia foi evoluindo e contou com a contribuição de muita gente, incluindo alguns clientes. “Todo o desenvolvimento é contínuo e não está fechado. Um sistema computacional é orgânico e cresce à medida que recebe alinhamento. O nosso papel de governança é realmente entregar uma solução que esteja alinhada com os objetivos dos nossos clientes e da própria ferramenta”, explica Guilherme Vogel, CMO da Otimizee.
O “Meu Dia Otimizee” conta com diversas funcionalidades que garantem uma maior produtividade, entre elas, o bloco de notas e o chat produtivo. O bloco de notas permite o registro de qualquer demanda por meio de notas rápidas. A ideia central é organizar as informações de modo que o dia de trabalho possa ser dividido em blocos. É aí que entra o método Pomodoro, também falado em nosso podcast anterior. Assim, você pode planejar toda a sua semana, inclusive a semana futura, por blocos, faz alocação de recursos para a próxima semana ou deixando tudo registrado para não sobrepor suas tarefas. “O que você não anota e não tira do seu cérebro vai virar uma ansiedade e uma angústia”, lembra Luciano Alvarez.
Além disso, a ferramenta tem um espaço para conversação chamado Chat Produtivo. Nele, o foco é a cadência das informações que não estão conectadas a projetos estruturados. “Percebemos que o aplicativo de conversas pelo celular é muito rápido e prático, mas ele não traz uma cadência de informações e geralmente tarefas ficam perdidas no histórico das conversas ou até mesmo são apagadas”, explica Luciano Alvarez.
Por conta disso, o Chat Produtivo é capaz de criar uma tarefa, incluir os envolvidos nela, armazenar as conversas e apontar as horas, entendendo quanto tempo foi investido em determinado tema. Além disso, o chat possibilita o registro da informação e promove equipes autogeridas, já que elas têm acesso à toda a informação daquela tarefa ou daquele assunto, sendo capazes de dar continuidade ao trabalho de maneira organizada e eficaz.
A Otimizee deseja que sua empresa tenha uma operação fluída, o seu time precisa de informação organizada, em um repositório único de fácil acesso e essa é uma das entregas para seus clientes.
A tríade da produtividade
A Otimizee entende que, além da ferramenta, é preciso criar rotinas saudáveis no dia a dia de cada indivíduo e por isso traz a tona temas como nutrição e qualidade de vida fora do trabalho, esse conteúdo foi, inclusive, tema de um dos nossos podcasts com a nutricionista Polyana Souza. Acesse o podcast aqui.
Outra base dessa tríade da produtividade envolve a metodologia. Nesse sentido, a Metodologia Pomodoro é a mais eficaz para garantir uma maior produtividade, já que ela organiza as tarefas em blocos, ou seja, você constrói seus projetos, distribui as tarefas para o seu time, organiza os temas abertos, coloca tudo em uma cadência de informações e trabalha em blocos. Dessa forma, sua empresa não precisa ter uma semana de 5 dias, pois você e sua equipe conseguem ser bem produtivos e focados de segunda à quinta-feira, por exemplo. Com isso, as sextas-feiras podem ser mais leves, fugindo um pouco da operação e voltando a atenção da equipe para outros temas. “Criar esse momento de ócio, trazendo algo novo de fora pode ser transformador”, afirma Guilherme Vogel.
E não precisa ir muito longe para comprovar essa metodologia, pois dentro da própria Otimizee a empresa tem a política de reservar uma hora e meia todas às terças-feiras para que a sua equipe saia fora da caixa e busque novas ideias, fugindo do operacional. A empresa também permite ao colaborador que cumpriu a sua meta da semana, sair mais cedo na sexta-feira, não importa o horário.
Outra prática que ajuda na produtividade é reservar um bloquinho de notas no “Meu Dia Otimizee” para, no final do dia, abrir as tarefas, olhar, entender e planejar o dia seguinte. Você também pode reservar os 15 minutos finais das sextas-feiras para analisar as entregas da semana, ver se elas foram produtivas (de fato) e como se organizar para a semana seguinte.
Então para 2024 vamos te lançar um desafio: que tal tornar o seu ano mais produtivo? Fale com a gente!
Autores: Luciano Alvarez e Guilherme Vogel
Onde encontrar:
Josef Fontana, 52 – Centro de Jaraguá do Sul
Fone: (48) 4042-1132