É notável que os escritórios de advocacia lidam com um volume grande de informações diariamente. São vários processos que estão em estágios diferentes e um público que deseja saber o andamento de cada etapa dos trâmites jurídicos. Nas outras áreas do direito é igual o acúmulo de informações como nos segmentos de consultoria e contratos, se tornando um desafio ainda maior a comunicação com o cliente e a manutenção das informações.
O cumprimento de prazos e o controle histórico do que foi definido para cada contrato ou projeto é fundamental e a tecnologia é uma grande aliada para garantir redução do fluxo de papéis e a centralização de documentos e informações. Estas informações ficam disponibilizadas, de forma precisa, organizada e segura, em tempo real, ou seja, um canal central de atendimentos se torna a melhor opção.
Com o intuito de organizar o fluxo de atendimentos, informações e cumprimento de prazos consultivos, o escritório Bon Talge Advocacia adotou um sistema de gestão de chamados. De acordo com o sócio-proprietário Rodrigo J. Bon Talge, o ele buscava era um software que gerenciasse os chamados, ou seja, solicitações recebidas dos clientes para consequentemente, organizar o fluxo de demandas entrantes no escritório, além de trazer maior autonomia, transparência e segurança das informações ao cliente. O escritório, com mais de 10 anos de existência, hoje atua de forma consultiva, cuidando diretamente da estratégia de negócios e focado em soluções nas áreas contratual e societária.
“Por estar em uma outra área do direito, os sistemas disponíveis comumente no mercado jurídico não atenderam às minhas expectativas. O perfil dos nossos clientes é dinâmico, jovem, com negócios escaláveis e, por isso, trazer autonomia e transparência se tornou fundamental. Hoje, o escritório é 100% online, sem sede física e com forte atuação nacional”, explica o advogado.
Em um primeiro momento, o escritório utilizou um sistema de gestão de chamados mais simples, mas que não supriu todas as necessidades e demandas do escritório. “Foi então que encontramos o Ellevo Next, desenvolvido pela Ellevo”, conta Bon Talge.
Resultados obtidos
As diferenças com a adoção do Ellevo Next foram perceptíveis. “Por meio do sistema, clientes passaram a ter uma visão clara sobre o status de cada demanda aberta, o prazo para cumprimento e, podendo, ao final, fazer uma avaliação dos chamados concluídos. É algo preciso, que não possui falhas, exemplo disso é que o software funciona, também, como um repositório de documentos para poder acessar novamente em caso de perda. Além disso, trouxe maior transparência sobre prazos de cumprimento das demandas e histórico de decisões, que ficam armazenadas”, explica Bon Talge.
O Ellevo Next reúne soluções para help desk e service desk. De acordo com Irene, o software permite a automação dos processos e facilita o atendimento ao cliente interno e externo. E como consequência, contribui para melhoria contínua das rotinas da empresa. A CEO complementa que o sistema possibilita que sejam realizados atendimentos por vários canais, com a integração dos processos, o chamado omnichannel.
Irene explica que o sistema possibilita a visualização de dados importantes que poderão auxiliar os gestores nas tomadas de decisões. Isto ocorre pela geração de métricas e relatórios sobre o desempenho da equipe e do relacionamento com os clientes. Essas informações são reunidas em um dashboard, que é um painel visual com informações, métricas e indicadores da empresa.
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